Elektronische

Rechnung

FeRD

ZUGFeRD

Projekt E-Rechnung

Die Stadt und das ZUGFeRD

ZUGFeRD - Das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen

Das einheitliche Datenformat dient dem Austausch strukturierter Daten zwischen den Unternehmen und den Behörden.

 

Der Rechnungsempfänger erhält eine PDF-Rechnung. In dieser PDF-Datei

sind die Rechnungsdaten, die für die Rechnungsbearbeitung relevant sind,

enthalten. Zeitraubende Datenerfassungen  beim Rechnungsempfänger sollen entfallen.

 

D.h. die PDF-Rechnung ist keine reine Bild-Datei. Die Rechnungsdaten werden mit der PDF-Datei übermittelt, ausgelesen und können direkt weiterverarbeitet werden.

Das Scannen der eRechnung kann entfallen. Dieser Aspekt sollte beim Aufbau des Workflows eRechnung berücksichtigt werden. Langjährige Verträge sollten vermieden werden, denn schnell können Kosten von

10.000 Euro jährlich den kommunalen Haushalt bzw. das Budget belasten.

FeRD - Forum elektronische Rechnung Deutschland

Die Abkürzung FeRD steht für das Forum elektronische Rechnung Deutschland.

Das Forum wurde vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

(BMWi) und der AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. gegründet.

 

Weitere Informationen siehe: www.ferd-net.de

Die Stadt und das ZUGFeRD

Einige innovative Städte, Gemeinden, Zweckverbände haben erkannt, dass sich mit der Einführung des Workflows E-Rechnung Zeit und Geld sparen lässt.

Die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene Europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung verpflichtet die Verwaltungen dazu, bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Die Verpflichtung einen Workflow in der Verwaltung durchzuführen besteht nicht, macht aber Sinn.

 

Die Grundlagen sind gegeben. Wir haben nun eine standardisierte Datenstruktur und eine Richtlinie. Der Karren muss nur noch hinter das Pferd gespannt werden. Worauf warten Sie?

Projekt E-Rechnung

__________      Was passiert, wenn wir das Datenformat ZUGFeRD nicht

berücksichtigen?

__________      Haben wir auf ein falsches Pferd gesetzt?

______________      Wollen wir noch abwarten bis andere Kommunen Erfahrungen

gesammelt haben?

______________      Welche Software ist die richtige Software für E-Rechnung?

______________      Lohnt sich so ein Workflow für uns? Wir sind doch eine kleine

Gemeinde! Was bringt uns eRechnung?

______________      Da war doch was mit elektronischer Signatur? Braucht man diese denn

nicht mehr?

______________      Müssen wir parallel die Papierrechnungen vorhalten?

______________      Wer kann uns im Projekt eRechnung beraten und begleiten?

______________     ....

 

Um es kurz zu machen: Man muss es nicht komplizierter machen, als es ist.

Fangen Sie an!

Die Umsetzung erfolgt nicht von jetzt auf gleich. Die gesamte Kommunalverwaltung ist von diesem Prozess betroffen.

Der Ist-Zustand der Prozessabläufe sowie der Sollzustand zu eRechnung ist zu skizzieren. Die derzeitigen Kreditoren sind zu analysieren. Welcher Fachbereich und welcher Kreditor könnte ein guter Pilotanwender sein?  Bei der Analyse werden Sie vielleicht feststellen, dass etwa 10% der Kreditoren etwa 50% der Rechnungssteller sind.

 

Wir empfehlen eine schrittweise Umsetzung aus der Praxis für die Praxis.

Sicherlich wird es einen standardisierten Rechnungslauf in der Verwaltung geben - so die Erfahrung. Dennoch wird es in einigen Fachbereichen - oder Ämtern - Spezifikationen geben, die zu klären sind.

Eine Herausforderung stellen die Rechnungen aus den technischen Fachbereichen (Straßenbau, Immobilien, Kanalbau etc.) dar. Deren buchungsbegründenden Unterlagen umfassen schon einmal  gerne mehre Aktenordner. Wie geht man hiermit um?

 

Eine mittelgroße Stadt verarbeitet jährlich etwa 20.000 Eingangsrechnungen.

Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung in Form eines Workflows könnte die Zeit von zwei Vollzeitstellen eingespart werden.

Nun wissen wir Experten, dass es ein errechneter Wert ist, der sich aus der Zeitersparnis bei den Sachbearbeitern ergibt. D.h. die jeweiligen Sachbearbeiter erhalten mehr Zeit für andere wichtigere Aufgaben. In Zeiten der Personalknappheit eine gute Investition.

 

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